Mieterkommunikation digital: Die Bayerische Hausbau setzt auf casavi

2018 begab sich die Bayerische Hausbau auf die Suche nach einer geeigneten Plattform zur digitalen Hausverwaltung und Mieterkommunikation. Die Wahl fiel schließlich auf casavi, eine Software, die beides kann. Seitdem wird das Asset- und Property Management durch die Lösungen von casavi unterstützt. „Ausschlaggebend für casavi war dessen Übersichtlichkeit, die einfache Bedienbarkeit sowie der klare Fokus auf den Mehrwert für unsere Kunden“, berichtet Christian Gebhard, Leiter Digitalisierung / IT bei der Bayerischen Hausbau.

Zuvor gab es im Unternehmen kein Portal, das alle Beteiligten rund um die Immobilie zusammengeführt hat und eine gemeinsame Kommunikationsplattform bot – hoher Abstimmungsaufwand war die Folge. Heute dient casavi sowohl als Ticketsystem als auch als gemeinsame Kommunikationsplattform für Mieter und zur Koordination von Dienstleistern.

Die erfolgreiche Zusammenarbeit wurde 2019 auf das Neubauprojekt Welfengarten in München ausgeweitet. Hier entstanden 390 Wohneinheiten, 320 davon im Bestand der Bayerischen Hausbau, eine Kindertagesstätte, eine Gastronomieeinheit sowie fünf Gewerbeeinheiten.

Seit Bezug der Mieter im April 2020 wird casavi am Welfengarten konsequent zur Kommunikation eingesetzt, mit Erfolg: „94 Prozent der Mieter haben sich bereits auf casavi registriert“, erklärt Kilian Seestaller, Asset Manager bei der Bayerischen Hausbau. Anna Brunert, kaufmännische Objektmanagerin, fügt hinzu: „Die neuen Mieter konnten via casavi einen Terminslot für ihren Umzug buchen, schon vor dem Einzug ihre Daten für die Beschriftung der Klingelschilder eingeben und an einer Umfrage zur Dimensionierung des Angebots für Elektroauto-Ladestationen teilnehmen“.

Besonders beliebt bei den neuen Bewohnern ist allerdings der Community-Bereich. Er wird beispielsweise genutzt, um das Teilen von Werkzeugen und Laufrunden zu organisieren oder sich bezüglich eines passenden Internetanbieters auszutauschen. „Zwischen Januar und Mai 2020 wurden dort bereits mehr als 100 Beiträge veröffentlicht“, berichtet Brunert.

Ohne das passende Tool wäre die Organisation des Bezugs der Bewohner deutlich aufwendiger gewesen. „Ohne casavi wären massenweise E-Mails und Telefonate bei uns eingegangen”, erklärt Brunert.

Auch die Implementierung von casavi in die Systemlandschaft der Bayerischen Hausbau verlief reibungslos, denn casavi ermöglicht die Zusammenarbeit mit weiteren Anwendungen, wie zum Beispiel SAP oder dem Mängelmanagementsystem docma MM. „Durch die Bereitstellung ihrer offenen API zur Anbindung von Fremdsystemen unterstützt und optimiert casavi unsere Prozesse“, erklärt Gebhard.

Auch bei den Mietern kommt casavi gut an: Bei den 176 Bewertungen, die bis Ende Mai 2020 eingegangen sind, vergaben die Mieter im Schnitt 4,77 von 5 Sternen.  „casavi unterstützt uns dabei, Liegenschaften optimal zu verwalten und Mieter zielführend zu informieren. So schaffen wir es, die Zufriedenheit zu steigern und mit der Zeit zu gehen“, erklärt Asset Manager Seestaller.

Und die Bayerische Hausbau baut die digitale Mieterkommunikation weiter aus: Zukünftig soll durch die Kombination aus casavi und einem angebundenen Dokumentenmanagement-System eine vollautomatisierte Bereitstellung von Dokumenten, wie beispielsweise Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Übergabeprotokolle ermöglicht werden.